Trách nhiệm của Doanh nghiệp khi xảy ra tai nạn lao động?
Trong môi trường lao động hiện nay, an toàn và sức...
0939.13.13.16 luattovang@gmail.com
0939.13.13.16 luattovang@gmail.com
Trong quá trình hoạt động, ngoài các nghĩa vụ về thuế, bảo hiểm xã hội hay đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp còn phải thực hiện đầy đủ chế độ báo cáo về lao động theo quy định của pháp luật. Một trong những nghĩa vụ quan trọng mà nhiều doanh nghiệp thường bỏ sót hoặc thực hiện chưa đúng thời hạn là báo cáo tình hình sử dụng lao động định kỳ.
Đặc biệt, từ ngày 29/5/2026, Cổng Dịch vụ công Quốc gia đã chính thức được chuyển sang vận hành bởi Trung tâm Dữ liệu Quốc gia, kéo theo sự thay đổi về hệ thống tiếp nhận và xử lý hồ sơ điện tử. Điều này khiến không ít doanh nghiệp lúng túng khi thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm 2026.
Vậy doanh nghiệp phải thực hiện báo cáo như thế nào trên hệ thống mới? Chậm nộp hoặc không nộp báo cáo có bị xử phạt hay không? Mức xử phạt là bao nhiêu? Hãy cùng Luật Tô Vàng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
Báo cáo tình hình sử dụng lao động là nghĩa vụ của người sử dụng lao động nhằm cung cấp cho cơ quan quản lý nhà nước thông tin về biến động lao động tại doanh nghiệp.
Thông qua báo cáo này, cơ quan nhà nước có thể nắm bắt được:
- Số lượng lao động đang làm việc;
- Tình hình tăng, giảm lao động;
- Thông tin lao động tham gia bảo hiểm xã hội;
- Nhu cầu sử dụng lao động của doanh nghiệp;
- Thực trạng thị trường lao động tại từng địa phương.
Đây là cơ sở quan trọng để cơ quan quản lý lao động xây dựng chính sách việc làm, an sinh xã hội và quản lý nguồn nhân lực trên phạm vi cả nước.
Theo quy định của pháp luật lao động hiện hành, các doanh nghiệp, tổ chức, hợp tác xã, hộ kinh doanh có sử dụng lao động đều có trách nhiệm thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động.
Đối tượng thực hiện bao gồm: Công ty trách nhiệm hữu hạn; Công ty cổ phần; Doanh nghiệp tư nhân; Văn phòng đại diện; Chi nhánh doanh nghiệp; Hợp tác xã; Tổ chức, đơn vị có thuê mướn lao động theo hợp đồng lao động.
Nói cách khác, chỉ cần có phát sinh quan hệ lao động và thuộc diện quản lý của cơ quan lao động thì doanh nghiệp cần thực hiện nghĩa vụ báo cáo theo quy định.
Kể từ ngày 29/5/2026, Cổng Dịch vụ công Quốc gia được chuyển sang vận hành bởi Trung tâm Dữ liệu Quốc gia.
Theo đó, doanh nghiệp thực hiện thủ tục liên quan đến báo cáo tình hình sử dụng lao động trên địa chỉ mới: https://vpcp.dichvucong.gov.vn/
Việc chuyển đổi hệ thống nhằm đồng bộ dữ liệu quốc gia, tăng cường kết nối giữa các cơ quan quản lý nhà nước và giảm bớt các thủ tục hành chính cho doanh nghiệp. Do đó, những doanh nghiệp đã quen sử dụng địa chỉ cũ cần lưu ý cập nhật để tránh gặp khó khăn trong quá trình thực hiện báo cáo.
Để hoàn thành việc kê khai và nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động, doanh nghiệp có thể thực hiện theo các bước sau:
Doanh nghiệp truy cập vào địa chỉ: https://vpcp.dichvucong.gov.vn/.
Kiểm tra kết nối internet và đảm bảo trình duyệt hỗ trợ đầy đủ các chức năng ký số điện tử.
Người đại diện hoặc người được ủy quyền sử dụng USB Token để đăng nhập. Trường hợp doanh nghiệp chưa có tài khoản trên hệ thống, cần tiến hành đăng ký mới theo hướng dẫn hiển thị trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia.
Việc đăng ký tài khoản cần chuẩn bị:
- Mã số thuế doanh nghiệp;
- Chữ ký số còn hiệu lực;
- Thông tin người đại diện theo pháp luật.
Sau khi đăng nhập thành công, doanh nghiệp mở thêm một tab trình duyệt mới để truy cập vào chức năng liên thông dữ liệu bảo hiểm xã hội phục vụ báo cáo lao động. Đây là bước quan trọng giúp hệ thống đồng bộ dữ liệu lao động giữa doanh nghiệp và cơ quan bảo hiểm xã hội.
Tại giao diện kê khai, doanh nghiệp thực hiện:
- Chọn cơ quan tiếp nhận báo cáo là Sở Nội vụ nơi đặt trụ sở chính;
- Trường hợp có chi nhánh hoặc văn phòng đại diện, lựa chọn đúng cơ quan quản lý tương ứng;
- Nhập chính xác mã đơn vị;
- Nhập mã cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý.
Việc nhập sai thông tin có thể khiến hồ sơ không được tiếp nhận hoặc gây khó khăn trong quá trình đối chiếu dữ liệu.
Sau khi kiểm tra đầy đủ thông tin, doanh nghiệp nhấn nút "Đăng ký". Hệ thống sẽ tự động lưu nhận dữ liệu và chuyển sang bước xác nhận.
Khi màn hình hiển thị thông báo:
"Chúc mừng doanh nghiệp đã cập nhật thông tin cơ quan nhận báo cáo lao động thành công"
Doanh nghiệp nhấn "Thoát" để hoàn tất thủ tục.
Không ít doanh nghiệp gặp tình trạng báo cáo không thành công hoặc dữ liệu không khớp do bỏ qua một số vấn đề kỹ thuật quan trọng.
Trước khi thực hiện kê khai, doanh nghiệp nên thực hiện các nội dung sau đây:
Hiện nay, Cổng Dịch vụ công Quốc gia khai thác trực tiếp dữ liệu lao động từ cơ sở dữ liệu của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
Do đó, doanh nghiệp cần kiểm tra: Danh sách lao động đang tham gia BHXH; Lao động đã nghỉ việc nhưng chưa báo giảm; Lao động mới tuyển dụng nhưng chưa báo tăng; Thông tin cá nhân của người lao động...Nếu dữ liệu BHXH chưa chính xác thì báo cáo lao động có thể bị sai lệch.
Một số trường hợp doanh nghiệp không thể hoàn tất báo cáo do: Chữ ký số hết hạn; Token lỗi; Trình duyệt không nhận USB Token. Doanh nghiệp nên kiểm tra trước khi đến hạn nộp báo cáo.
Ngoài ra, Doanh nghiệp nên lưu ý thực hiện sớm trước thời hạn. Không nên đợi đến ngày cuối cùng mới kê khai vì hệ thống có thể quá tải hoặc phát sinh lỗi kỹ thuật. Việc thực hiện sớm giúp doanh nghiệp có thời gian xử lý các vướng mắc phát sinh.
Theo điểm c khoản 2 Điều 8 Nghị định số 12/2022/NĐ-CP:
Người sử dụng lao động không báo cáo tình hình thay đổi về lao động theo quy định có thể bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng.
Như vậy, trường hợp doanh nghiệp không thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động hoặc để cơ quan chức năng xác định là không thực hiện nghĩa vụ báo cáo thì có thể bị xử phạt từ: 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng.
Mức xử phạt cụ thể sẽ phụ thuộc vào: Tính chất vi phạm; Thời gian vi phạm; Tình tiết tăng nặng hoặc giảm nhẹ; Hậu quả do hành vi vi phạm gây ra.
Nhiều doanh nghiệp cho rằng báo cáo lao động chỉ là thủ tục hành chính đơn giản nên thường bỏ qua hoặc thực hiện mang tính đối phó. Tuy nhiên, đây là một trong những nội dung thường xuyên được kiểm tra trong các cuộc thanh tra lao động. Việc không thực hiện hoặc thực hiện không đầy đủ có thể dẫn đến:
- Bị xử phạt vi phạm hành chính;
- Gây khó khăn khi giải trình với cơ quan quản lý;
- Ảnh hưởng đến hồ sơ pháp lý doanh nghiệp;
- Làm phát sinh các rủi ro liên quan đến bảo hiểm xã hội và lao động.
Do đó, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình theo dõi và thực hiện báo cáo định kỳ để đảm bảo tuân thủ pháp luật.
Việc chuyển đổi Cổng Dịch vụ công Quốc gia từ ngày 29/5/2026 là thay đổi quan trọng mà các doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý. Để tránh bị xử phạt và đảm bảo hoạt động quản trị nhân sự tuân thủ đúng quy định, doanh nghiệp cần chủ động cập nhật hệ thống mới, rà soát dữ liệu lao động và hoàn thành báo cáo đúng thời hạn.
Trong bối cảnh các cơ quan quản lý ngày càng đẩy mạnh chuyển đổi số và kết nối dữ liệu giữa các ngành, việc thực hiện đầy đủ nghĩa vụ báo cáo không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong quản trị và vận hành.
Nếu doanh nghiệp gặp khó khăn trong quá trình kê khai, báo cáo lao động, giải quyết hồ sơ lao động, bảo hiểm xã hội hoặc các vấn đề pháp lý liên quan đến quản trị nhân sự, hãy liên hệ Luật Tô Vàng để được đội ngũ luật sư và chuyên viên pháp lý hỗ trợ kịp thời.
CÔNG TY LUẬT TÔ VÀNG - HỖ TRỢ PHÁP LÝ TOÀN DIỆN
Chuyên tư vấn – tranh tụng – giải quyết tranh chấp đất đai
- Hotline: 0939.13.13.16
- Fanpage: Công ty Luật Tô Vàng – Luật sư tư vấn Cần Thơ
- Website: Luật Tô Vàng | Luật sư Cần Thơ và các tỉnh thành
Xem thêm: Cách quyết toán thuế thu nhập cá nhân 2026: Hướng dẫn chi tiết
Xem thêm: Khai thuế và xuất hóa đơn cho hộ kinh doanh - Quy định mới 2026
Trong môi trường lao động hiện nay, an toàn và sức...
.jpg)
Ngày 29/6/2024, tại Kỳ họp thứ 7, Quốc hội khóa XV...
Từ tháng 7 năm 2025, tai nạn xảy ra trên đường đi...
Thủ thục tố cáo Công ty chậm trả lương là việc mà...
